Как вести 30 проектов одновременно и не потерять контроль: опыт компании глэмпинг-отелей — 31.03.26 16:16
Технический директор Илья Бабёркин поделился опытом организации процессов в сфере проектирования и строительства. Навести порядок помог таск-менеджер
Это команда сервиса управления проектами Weeek. Мы рассказываем, как выстроить структуру в работе и личной жизни, чтобы сохранить эффективность. Иногда делимся и реальными примерами — вот как с историей Freedome. Присаживайтесь поудобнее.
Чем занимается Freedome
Команда Freedome создаёт глэмпинги и ретрит-отели от проекта до установки. История компании началась в 2010 году, и последние десять лет бизнес активно растёт. Сейчас в планах выйти на рынок индивидуального жилищного строительства.
Проекты расположены по всей России. Ещё есть объекты в Европе, США, Мексике, Корее и Индии. Команда распределённая: производство находится в Подмосковье, а менеджмент работает из Москвы, Санкт-Петербурга, Новосибирска и других городов.
Как выбирали таск-трекер
Сначала вся коммуникация строилась в переписках — там же ставили и отслеживали задачи. При этом в пиковый сезон команда ведёт до 30 проектов сразу. Внутри каждого из них несколько чатов: с заказчиком, внутренний, монтажный, технический.
Задач из подразделений соразмерно много — это и проектирование, и производство, и снабжение. Важные дела тонули в хаосе мессенджеров, а дедлайны срывались. Стала очевидной потребность в решении, которое помогло бы навести порядок.
Тогда команда начала изучать и тестировать разные системы управления проектами. Для базовых требований подошёл Trello. Но когда Atlassian ушёл с российского рынка, в компании возобновили поиск альтернатив, чтобы сохранить данные.
Weeek оказался единственным сервисом, который позволял переехать из Trello быстро и безболезненно. К моменту переноса работы в новый инструмент процессы команды оформились чётче, поэтому в Weeek удалось выстроить уже более зрелую структуру.
Как организовали задачи
Таск-трекер поддерживает работу нескольких отделов. Маркетинг ведёт задачи по рекламе, контенту и продвижению сайта. Отдел продаж фиксирует сделки и обращения. Менеджеру проектов стало легче координировать взаимодействие между шестью подразделениями и заказчиком.
Кроме того, команда использует Weeek для организации разработки новых продуктов, инцидент- и проблем-менеджмента. Для всех типов конструкций записывают задачи по доработкам и изменениям, отмечают дефекты и пожелания.
Отображают подобные задачи списком — так удобнее. На досках они занимали бы 5–6 экранов и усложняли восприятие. В списки добавляют кастомные поля — это помогает уточнить статусы, версии, классификации и другие важные детали:
Про настройку производства
Главным вызовом стало встроить в систему производственный цикл. Он работает по конвейерному принципу. Например, изготовление каркаса проходит несколько этапов: фрезеровка, шлифовка, покраска, упаковка, комплектация, отгрузка.
Каждая фаза — это отдельная задача, которую нужно без задержек передать дальше. Чтобы настроить этот процесс, пробовали разные системы — но где-то невозможно было кастомизировать этапы, а где-то не хватало прозрачности и контроля.
Всё получилось организовать в Weeek. Сервис позволяет оперативно менять график производства и сохранять гибкость на случай непредвиденных обстоятельств или если какой-то заказ вдруг нужно выполнить раньше срока.
Руководитель создаёт карточки задач и перемещает их по колонкам, ориентируясь на информацию от коллег. Это даёт прозрачность — например, можно сразу увидеть, что шесть комплектов каркасов для конструкции «Улитка–50» сейчас на фрезеровке.
Короче говоря
Управление проектами в распределённой команде требует прозрачной структуры — а для производства важен контроль на каждом этапе. С помощью правильной системы у Freedome получается упорядочивать и распределять задачи и отслеживать процессы.
Ещё по теме
Что такое таск-менеджер
14 лучших таск-менеджеров
Гайд по Weeek для менеджеров
Реклама ООО «ВИИИК», ИНН: 7722489513
